Digitales Büromanagement mit SAP – Weiterbildung

Büroarbeit findet heute selten noch ohne ein ERP-System im Hintergrund statt - viele Sachbearbeitungs- und Assistenzaufgaben laufen direkt in SAP oder angrenzenden Systemen. Diese Weiterbildung verbindet den souveränen Umgang mit MS-Office-Anwendungen, digitale Zusammenarbeitsformen über Teams und Moodle sowie eine Einführung in SAP S/4HANA als weitverbreitetes ERP-System. Ziel ist es, Teilnehmende so zu qualifizieren, dass sie klassische Büroorganisation und moderne, SAP-gestützte Arbeitsabläufe gleichermaßen souverän bewältigen können.

Das erste Modul vertieft die klassischen MS-Office-Anwendungen, die im Sekretariats- und Assistenzbereich nach wie vor die Basis der täglichen Arbeit bilden.

• Dokumentenerstellung und Formatierung in Word für Geschäftskorrespondenz
• Aufbau von Tabellen, Formeln und einfachen Auswertungen in Excel
• Organisation von Terminen, Kontakten und Aufgaben in Outlook
• Erstellung von Präsentationen in PowerPoint für interne und externe Anlässe
• Verknüpfung von Office-Dokumenten für konsistente Geschäftsunterlagen
• Nutzung von Vorlagen zur Standardisierung wiederkehrender Bürodokumente

Das zweite Modul widmet sich der digitalen Zusammenarbeit über Microsoft Teams und Moodle, die zunehmend die Kommunikation im Büroalltag prägen.

• Einrichtung und Moderation von Teams-Besprechungen
• Organisation von Kanälen und Dateiablagen in Teams
• Nutzung von Moodle für eigenständige Übungsphasen und Lernfortschrittskontrolle
• Chat- und Kommunikationsfunktionen für schnelle Abstimmungen im Team
• Freigabe und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit
• Organisation hybrider Abstimmungsprozesse zwischen Büro und Homeoffice

Das dritte Modul führt in SAP S/4HANA als ERP-System ein, das in vielen Unternehmen die Grundlage für Verwaltungs- und Sachbearbeitungsprozesse bildet.

• Navigation und grundlegende Bedienlogik von SAP S/4HANA
• Anlegen und Pflegen einfacher Stammdaten im System
• Nachvollziehen typischer Geschäftsvorfälle aus Sicht der Büroorganisation
• Umgang mit Belegen und Vorgängen innerhalb der SAP-Oberfläche
• Vorbereitung auf die SAP-Anwenderzertifizierung Foundation Level
• Einordnung der SAP-Arbeitsweise im Vergleich zu klassischen Office-Werkzeugen

Das vierte Modul verbindet klassische Büroorganisation mit den digitalen Werkzeugen aus SAP, Teams und Moodle zu einem stimmigen Arbeitsalltag im modernen Büro.

• Aufbau digitaler Ablagestrukturen für Dokumente und Vorgänge
• Koordination von Kommunikationswegen zwischen Sekretariat und Fachabteilungen
• Aufbereitung von Auswertungen aus SAP für Präsentationen in PowerPoint
• Organisation des Termin- und Aufgabenmanagements über mehrere Systeme hinweg
• Sicherstellung konsistenter Datenpflege zwischen Office-Dokumenten und SAP
• Rückschau eigener Arbeitsabläufe im Hinblick auf Digitalisierungspotenzial

Der praktische Anteil überträgt die Systeme auf konkrete Büroaufgaben, wie sie im Sekretariats- und Assistenzbereich typischerweise anfallen.

• Erstellung eines Geschäftsbriefs mit Vorlage in Word
• Aufbau einer Excel-Tabelle mit Formeln für eine Beispielauswertung
• Organisation eines Teams-Kanals für ein fiktives Büroprojekt
• Anlegen von Stammdaten in einer SAP-Übungsumgebung
• Nachvollziehen eines einfachen Geschäftsvorfalls in SAP S/4HANA
• Erstellung einer Präsentation mit SAP-Auswertungsdaten in PowerPoint
• Organisation eines Outlook-Kalenders mit mehreren Terminserien
• Einrichtung einer digitalen Ablagestruktur für Bürodokumente
• Bearbeitung einer Lerneinheit über die Moodle-Plattform
• Simulation einer hybriden Teambesprechung mit Aufgabenverteilung
• Abgleich von Dateninhalten zwischen Excel-Tabelle und SAP-Stammdaten
• Zusammenstellung eines digitalen Vorgangsordners für einen Musterfall
• Dokumentation eines vollständigen Vorgangs von der SAP-Eingabe bis zur Präsentation
• Abstimmung eines Freigabeprozesses zwischen Sekretariat und Fachabteilung anhand eines Musterfalls

Die Weiterbildung ist so aufgebaut, dass MS-Office-Kenntnisse, digitale Zusammenarbeit und SAP-Grundlagen nicht getrennt bleiben, sondern im praktischen Teil bewusst zusammengeführt werden. So entsteht ein Verständnis dafür, wie klassische Büroorganisation und SAP-gestützte Prozesse im Arbeitsalltag ineinandergreifen. Ein typisches Beispiel ist die Abwicklung einer Bestellung: Die Stammdaten werden in SAP gepflegt, der Vorgang in Outlook koordiniert und die Auswertung am Ende in PowerPoint für die Geschäftsführung aufbereitet - genau dieser Ablauf wird im Kurs durchgehend geübt.

Die Weiterbildung richtet sich an Arbeitsuchende, die den digitalen Wandel als Chance begreifen und ihre Jobaussichten durch eine IT-Weiterbildung erhöhen möchten, sowie an Personen aus dem Sekretariats- und Office-Bereich, die ihre Kenntnisse gezielt erweitern wollen.

• Arbeitsuchende aus dem Sekretariats- und Office-Bereich mit Wunsch nach Auffrischung
• Personen, die sich auf digitalisierte Büroprozesse mit SAP-Anbindung vorbereiten möchten
• Quer- und Wiedereinsteigende sowie Hochschulabgänger/innen mit oder ohne Abschluss
• Menschen, die eine Zusatzqualifikation für den beruflichen (Wieder-)Einstieg suchen

Der Kurs verbindet die Vertiefung bekannter Office-Anwendungen mit dem schrittweisen Einstieg in eine SAP-Übungsumgebung, sodass Teilnehmende neue ERP-Logik anhand vertrauter Büroaufgaben nachvollziehen können. eigenständige Übungsphasen über Moodle ergänzen die gemeinsame Arbeit in virtuellen Teams-Sitzungen und schaffen Raum für individuelles Vertiefen einzelner Systeme.

Die Weiterbildung deckt in einem zusammenhängenden Curriculum sowohl die MS-Office-Vertiefung als auch digitale Zusammenarbeitsformen und die SAP-S/4HANA-Einführung ab. Der Umfang ist so bemessen, dass die SAP-Anwenderzertifizierung Foundation Level am Ende fundiert vorbereitet ist.

Die Weiterbildung schließt mit mehreren Nachweisen ab: einem trägerinternes Zertifikat als trägerinterner Bestätigung, dem Xpert-Zertifikat DCP Digitale Zusammenarbeit als anerkanntem Nachweis sowie der SAP-Anwenderzertifizierung SAP S/4HANA Foundation Level, die im Rahmen des Kurses vorbereitet wird.

Wer diese Weiterbildung abschließt, verfügt über ein Profil, das klassische Büroorganisation mit ERP-Kenntnissen verbindet - eine Kombination, die in vielen Unternehmen für Sachbearbeitungs- und Assistenzstellen zunehmend vorausgesetzt wird, weil Verwaltungsprozesse immer direkter in SAP abgebildet werden. Besonders wertvoll ist dabei, dass die SAP-Grundlagen nicht isoliert, sondern im Zusammenhang mit alltäglichen Büroaufgaben vermittelt werden: Stammdatenpflege, Beleg-Nachvollzug und Auswertungen werden direkt mit der Aufbereitung in Word, Excel und PowerPoint verknüpft. Die parallele Vorbereitung auf drei anerkannte Nachweise - trägerinternes Zertifikat, Xpert DCP und SAP Foundation Level - gibt Bewerberinnen und Bewerbern zudem mehrere belastbare Anhaltspunkte, mit denen sie ihre digitale Büroqualifikation gegenüber künftigen Arbeitgebern konkret belegen können, statt nur allgemein auf Office-Erfahrung zu verweisen. Für den weiteren beruflichen Weg eröffnet diese Kombination Perspektiven als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann, Sachbearbeiter/in im Büromanagement, Projektassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung in Unternehmen, die SAP S/4HANA als ERP-System im Einsatz haben.