Fachkompetenz Personalsachbearbeitung in der Lohn und Gehaltsabrechnung (Lexware und DATEV)

Wer in der Personalsachbearbeitung tätig sein möchte, braucht neben einem soliden Verständnis des Personalwesens vor allem fundierte Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese Weiterbildung vermittelt beides: die theoretischen Grundlagen des Personalmanagements sowie die konkrete Bedienung der zwei meistgenutzten Abrechnungssoftwares in deutschen Klein- und Mittelunternehmen – Lexware und DATEV. Der Kurs richtet sich besonders an Personen, die in die Entgeltabrechnung einsteigen oder nach einer beruflichen Pause zurückkehren möchten. Er deckt alle Themen ab, die in einem Personalbüro täglich anfallen: von der Anlage von Mitarbeiterstammdaten über die Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen bis hin zu Monats- und Jahresabschlüssen. Dabei werden beide Softwaresysteme parallel behandelt, sodass Absolventen flexibel in unterschiedlichen Unternehmen eingesetzt werden können.

Der Kurs ist in vier aufeinander aufbauende Themenbereiche gegliedert, die schrittweise von den Grundlagen des Personalwesens bis zur vertieften Softwarepraxis in Lexware und DATEV führen. Modul 1 – Grundlagen Personalwesen Das erste Modul legt das Fundament für alle weiteren Lerninhalte. Es vermittelt ein strukturiertes Verständnis davon, wie Personalarbeit in Unternehmen organisiert ist und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gelten.

• Grundlagen des Personalwesens: Abgrenzung und Einordnung im Unternehmen
• Kommunikation im Personalbüro und Datenpflege nach gesetzlichen Vorgaben
• Personalplanung, Personalgewinnung und Auswahlverfahren
• Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitgestaltung
• Personalentwicklung und betriebliche Weiterbildung
• Personalfreisetzung, Kündigung und arbeitsrechtliche Konsequenzen

Modul 2 – Grundlagen Lohn und Gehalt Dieses Modul vermittelt das theoretische Rüstzeug für die Entgeltabrechnung. Ohne solides Grundwissen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht lässt sich keine korrekte Abrechnung erstellen.

• Arbeitsrechtliche Grundlagen: Arbeitsvertrag, Arbeitszeitgesetz, Urlaubsanspruch
• Grundlagen der Lohnabrechnung und Brutto-Netto-Berechnung
• Lohnsteuer: Steuerklassen, Freibeträge, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag
• Sozialversicherungsrecht: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Ermittlung des Gesamtbruttos inklusive variabler Vergütungsbestandteile
• Besondere Lohnbestandteile: Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Prämien, Sachbezüge
• Betriebliche Altersvorsorge, Entgeltumwandlung und steuerliche Behandlung
• Reisekostenrecht: Dienstreise, Verpflegungsmehraufwand, Fahrt- und Übernachtungskosten

Modul 3 – Lohn und Gehalt mit Lexware Im dritten Modul wenden Teilnehmende die theoretischen Grundlagen direkt in der Lexware-Software an. Lexware ist besonders in kleinen und mittleren Unternehmen verbreitet und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche für die monatliche Gehaltsabrechnung.

• Programmoberfläche und Bedienung: Navigation und Systemeinstellungen kennenlernen
• Anlegen von Firmen- und Mandantenstammdaten im Lexware-System
• Anlegen von Mitarbeiterstammdaten mit allen lohnsteuerlich relevanten Informationen
• Erstellen und Verwalten von Lohnarten für unterschiedliche Vergütungsbestandteile
• ELSTAM-Verfahren: elektronischer Lohnsteuerabruf und Stammdatenpflege
• Sozialversicherung: Beitragsgruppenschlüssel, Umlageverfahren U1/U2, SV-Meldungen
• Tätigkeitsschlüssel, Qualifikationsmerkmale und SV-Meldepflichten korrekt abwickeln
• Lohnabrechnung und Monatsabschluss vollständig durchführen
• Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall und Lohnpfändungen verarbeiten
• Urlaubserfassung und -abrechnung im Jahresverlauf

Modul 4 – Lohn und Gehalt mit DATEV DATEV ist die marktführende Lösung im deutschen Steuerberatungsumfeld und unverzichtbar für alle, die in Steuerberatungskanzleien oder größeren Unternehmen mit DATEV-Anbindung arbeiten möchten. Das Modul bildet die Parallelkompetenz zu Lexware ab.

• Programmoberfläche und DATEV-Arbeitsplatz pro: Grundstruktur und Navigation
• Anlegen und Verwalten von Firmen- und Mandantenstammdaten
• Mitarbeiterstammdaten erfassen: steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichtfelder
• Bewegungsdaten und Nachberechnung von korrektierten Abrechnungsmonaten
• Lohnabrechnung und Monatsabschluss in DATEV durchführen
• Auswertungen und Reports generieren (Lohnjournal, Beitragsnachweise, Bescheinigungen)
• Jobticket und Mobilitätsbudget erfassen und steuerlich korrekt behandeln
• Lohnfortzahlungen und neue Lohnarten wie Fix-Gehalt konfigurieren

Praxisblock – Jahresabschluss, gesetzliche Meldepflichten und Gesamtworkflow Im abschließenden Praxisblock werden alle Inhalte zu einem vollständigen Jahresworkflow zusammengeführt. Teilnehmende durchlaufen den kompletten Abrechnungszyklus von der Einstellung bis zum Jahresabschluss.

• Vollständige Monatsabrechnung für Modellmandanten in Lexware und DATEV
• Jahresabschlussarbeiten: Lohnsteuerbescheinigung, SV-Jahresmeldung, DEÜV-Meldung
• Fristen und Meldepflichten gegenüber Finanzamt und Sozialversicherungsträgern
• Korrekturabrechnungen und rückwirkende Änderungen abwickeln
• Unterschiede zwischen Lexware und DATEV im direkten Vergleich
• Checklisten für den monatlichen Abrechnungsworkflow erstellen
• Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung und wie man sie vermeidet
• Kommunikation mit Steuerberatern, Krankenkassen und Behörden
• Datenschutz in der Personalarbeit: DSGVO-Anforderungen für Lohndaten
• Dokumentationsstandards für die Lohnbuchhaltung
• Vorbereitung auf das Abschlussgespräch und Selbstpräsentation erarbeiteter Abrechnungen

Das Kursmaterial orientiert sich an den aktuell geltenden gesetzlichen Regelungen zu Lohnsteuer und Sozialversicherung und wird laufend an gesetzliche Änderungen angepasst.

Die Weiterbildung richtet sich an Personen, die einen Berufseinstieg oder -wiedereinstieg in der Personalabrechnung anstreben und sich praxisorientiert qualifizieren möchten.

• Arbeitssuchende mit kaufmännischem Hintergrund, die in das Personalwesen wechseln möchten
• Berufsrückkehrerinnen und Berufsrückkehrer nach Elternzeit oder längerer Erwerbspause
• Personen ohne abgeschlossene Berufsausbildung, die eine Qualifizierung im Büro- und Verwaltungsbereich anstreben
• Kaufmännische Fachkräfte, die ihre Kenntnisse in der Lohnabrechnung systematisch aufbauen und mit Softwarekompetenz ergänzen wollen
• Quereinsteiger aus verwandten Bereichen wie Buchhaltung oder allgemeiner Sachbearbeitung

Der Kurs findet im Combined-Learning-Format statt – eine Kombination aus Präsenzphasen, in denen Lernende gemeinsam mit der Lehrkraft die Softwaremodule durcharbeiten, und Onlinephasen, in denen Selbststudium und Übungsaufgaben bearbeitet werden. Lexware und DATEV werden direkt am Rechner erlernt, da beide Programme nur durch wiederholtes Anwenden wirklich verinnerlicht werden. Die Vollzeitstruktur ermöglicht eine konzentrierte Lernphase, die dem dichten Prüfungs- und Übungspensum entspricht.

Die Weiterbildung dauert mehr als einen Monat und bis zu drei Monate. Diese Laufzeit ist notwendig, um sowohl die fachlichen Grundlagen als auch die Bedienung von zwei unterschiedlichen Abrechnungssoftwares vollständig zu vermitteln. Der Vollzeitrahmen gewährleistet, dass Teilnehmende genug Zeit für Übungsabrechnungen und Vertiefungsaufgaben haben.

Am Ende des Kurses erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Zertifikat des jeweiligen Bildungsträgers sowie eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung. Je nach Anbieter kann das Zertifikat unter den Namen faw-Zertifikat, bfz-Zertifikat oder eine vergleichbare Trägerbezeichnung ausgestellt werden. Es handelt sich um ein trägerinternes Qualifizierungsdokument, das die erworbenen Kompetenzen in Personalwesen und Lohnabrechnungssoftware bescheinigt – kein staatlicher Abschluss oder IHK-Prüfung.

Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Dauerstelle in der deutschen Wirtschaft. Jedes Unternehmen ab einem Beschäftigten braucht monatlich korrekte Abrechnungen – und Fehler in der Entgeltabrechnung haben unmittelbare rechtliche und finanzielle Folgen. Wer diese Aufgabe sicher beherrscht, ist als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter in Personalabteilungen, Steuerberatungskanzleien und Lohnbuchhaltungsbüros gefragt. Die gleichzeitige Schulung in Lexware und DATEV ist dabei besonders wertvoll, weil beide Systeme auf dem Markt weit verbreitet sind und unterschiedliche Unternehmensgrößen ansprechen. Die Verbindung von theoretischem Grundlagenwissen und softwaregestützter Praxis sorgt dafür, dass Absolventen nicht erst durch monatelange Einarbeitung produktiv werden. Sie bringen das Handwerkszeug bereits mit und können ab dem ersten Tag Abrechnungsaufgaben übernehmen. Das macht den Kurs auch für Arbeitgeber attraktiv, die gezielt Fachkräfte mit konkreter Software-Erfahrung suchen. Gerade für Personen, die nach einer Erwerbspause ins Berufsleben zurückkehren oder einen Neustart in einem strukturierten kaufmännischen Berufsfeld suchen, bietet diese Weiterbildung einen klaren und direkten Einstiegsweg. Der Bildungsabschluss ist bei AZAV-zertifizierten Trägern in der Regel über einen Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit oder des Jobcenters förderbar.