Geprüfter Sekretär/Geprüfte Sekretärin – IHK-Lehrgang

Der Lehrgang zum/zur Geprüften Sekretär/in bereitet auf eine anerkannte IHK-Abschlussprüfung vor und verbindet dabei klassische Sekretariatskompetenzen mit modernen digitalen Arbeitsweisen. Im Zentrum stehen das digitale Büromanagement mit Microsoft Office, der moderne Arbeitsplatz mit Microsoft 365, Teams und Social Media sowie ein solides Verständnis von Geschäfts- und Leistungsprozessen. Ergänzt wird dies um Büromanagement und -koordination, Grundlagen zu Wertschöpfungsprozessen, Liquidität und Finanzierung sowie Kommunikations- und Gesprächsführungskompetenzen. Der Lehrgang richtet sich an alle, die im Office-Bereich bereits Erfahrung mitbringen und diese auf ein anerkanntes Prüfungsniveau heben oder sich fundiertes Fachwissen für eine Sekretariats- und Assistenzrolle neu aneignen möchten.

Der Lehrgang deckt sieben zusammenhängende Themenfelder ab, die gemeinsam das Berufsbild der Geprüften Sekretärin bzw. des Geprüften Sekretärs abbilden. Digitales Büromanagement mit Microsoft Office: Dieser Block vermittelt die Grundlage für einen effizienten, digitalen Büroalltag.

• Organisation von Dokumenten und Ablagen mit Microsoft Office
• Termin- und Aufgabenverwaltung im digitalen Büro
• Erstellung professioneller Geschäftsdokumente
• Effiziente Nutzung von Tabellen- und Textverarbeitung im Sekretariatsalltag
• Digitale Ablauforganisation im Büro

Modern Workplace mit Microsoft 365, Teams und Social Media: Hier steht der moderne, vernetzte Arbeitsplatz im Mittelpunkt.

• Zusammenarbeit und Kommunikation über Microsoft 365
• Organisation von Meetings und Projekten in Teams
• Nutzung von Social Media im geschäftlichen Kontext
• Digitale Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg
• Sicherer Umgang mit modernen Kollaborationswerkzeugen

Geschäfts- und Leistungsprozesse: Dieser Block schafft das betriebswirtschaftliche Grundverständnis für die Arbeit im Sekretariat.

• Aufbau und Ablauf typischer Geschäftsprozesse
• Zusammenhang zwischen Geschäfts- und Leistungsprozessen
• Schnittstellen des Sekretariats zu anderen Unternehmensbereichen
• Dokumentation und Nachverfolgung von Prozessen
• Optimierungsansätze für wiederkehrende Abläufe

Büromanagement und -koordination: Im Zentrum steht die praktische Organisation des Büroalltags.

• Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen
• Organisation der Büroabläufe im Team
• Priorisierung und Zeitmanagement im Sekretariatsalltag
• Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitenden
• Umgang mit vertraulichen Informationen im Büroalltag

Wertschöpfungsprozesse, Liquidität und Finanzierung: Dieser Block vermittelt kaufmännisches Grundverständnis, das im Sekretariat regelmäßig gebraucht wird.

• Grundlagen der Wertschöpfung im Unternehmen
• Zusammenhang zwischen Liquidität und laufendem Geschäftsbetrieb
• Grundlegende Finanzierungsfragen im Unternehmenskontext
• Einordnung kaufmännischer Kennzahlen im Büroalltag
• Relevanz betriebswirtschaftlicher Zusammenhänge für die Sekretariatsarbeit

Kommunikation und Gesprächsführung: Da das Sekretariat eine zentrale Kommunikationsschnittstelle im Unternehmen ist, widmet sich dieser Block gezielt der Gesprächsführung.

• Grundlagen professioneller Kommunikation im Büroalltag
• Gesprächsführung mit internen und externen Ansprechpartnern
• Umgang mit schwierigen oder konfliktträchtigen Gesprächssituationen
• Telefon- und E-Mail-Kommunikation im geschäftlichen Kontext
• Repräsentation des Unternehmens nach außen

Zertifizierungs- und Prüfungsvorbereitung: Der Lehrgang schließt mit einer gezielten Vorbereitung auf die IHK-Prüfung ab, in der die Inhalte der vorherigen Blöcke zusammengeführt und geprüft werden. Die sieben Themenfelder sind so aufeinander abgestimmt, dass sie das vollständige Aufgabenspektrum einer modernen Sekretariats- und Assistenzfunktion abdecken: von der digitalen Büroorganisation über betriebswirtschaftliches Grundverständnis bis zur professionellen Kommunikation nach innen und außen. Damit unterscheidet sich der Lehrgang von reinen Software-Schulungen, da er das Sekretariat als eigenständige, anspruchsvolle Funktion im Unternehmen begreift. Besonders der Übergang zwischen den digitalen und den betriebswirtschaftlichen Blöcken zeigt, wie der Lehrgang aufgebaut ist: Wer in Microsoft 365 und Teams souverän arbeitet, aber die Geschäfts- und Leistungsprozesse dahinter nicht versteht, bleibt reine Bedienperson der Software. Erst das Zusammenspiel aus digitaler Werkzeugkompetenz, Prozessverständnis und Gesprächsführung macht aus dem Sekretariat die zentrale Organisations- und Kommunikationsschnittstelle, die es in modernen Unternehmen heute sein soll. Die Zertifizierungs- und Prüfungsvorbereitung am Ende führt diese unterschiedlichen Kompetenzbereiche noch einmal gebündelt zusammen, bevor es zur eigentlichen IHK-Prüfung geht.

Der Lehrgang richtet sich an Personen, die ihre Kenntnisse im Office-Bereich vertiefen oder sich fundiertes Fachwissen für eine Sekretariats- und Assistenzrolle neu aneignen möchten.

• Berufserfahrene im Sekretariat, die einen anerkannten Abschluss erwerben möchten
• Bürokaufleute und Fachkräfte für Büromanagement mit Interesse an einer Zusatzqualifikation
• Assistenzkräfte der Geschäftsführung, die ihre Kompetenzen formalisieren wollen
• Quereinsteiger/innen mit kaufmännischer oder verwaltender Vorerfahrung

Der Lehrgang findet als Präsenzunterricht in Vollzeitform statt. Digitale Werkzeuge wie Microsoft Office, Microsoft 365 und Teams werden praktisch eingeübt, während betriebswirtschaftliche und kommunikative Inhalte in Präsenzeinheiten erarbeitet und diskutiert werden. Den Abschluss bildet die gezielte Vorbereitung auf die IHK-Prüfung.

Der Lehrgang deckt sieben Themenblöcke von digitalem Büromanagement bis zur Prüfungsvorbereitung ab und wird in Vollzeit als Präsenzunterricht durchgeführt.

Der Lehrgang schließt mit einer IHK-Abschlussprüfung zum/zur Geprüften Sekretär/in ab, einem anerkannten IHK-Abschluss. Je nach Träger werden zusätzlich weitere Zertifikate zu einzelnen Lehrgangsinhalten ausgestellt.

Das Sekretariat hat sich in den vergangenen Jahren spürbar gewandelt: Aus der klassischen Schreibkraft ist eine zentrale Organisations- und Kommunikationsschnittstelle geworden, die digitale Werkzeuge ebenso beherrschen muss wie betriebswirtschaftliches Grundverständnis. Dieser Lehrgang trägt dieser Entwicklung Rechnung, indem er digitales Büromanagement, Modern-Workplace-Kompetenzen und kaufmännisches Wissen in einem anerkannten IHK-Abschluss bündelt. Besonders wertvoll ist die Verbindung aus praktischer Software-Kompetenz und inhaltlichem Prozessverständnis: Wer Microsoft 365 und Teams sicher bedienen, gleichzeitig aber auch Geschäfts- und Leistungsprozesse sowie Wertschöpfungszusammenhänge einordnen kann, wird im Büroalltag zu einer deutlich eigenständigeren Ansprechperson für Geschäftsführung und Kolleginnen und Kollegen. Die Kommunikations- und Gesprächsführungskompetenzen runden dieses Profil ab, da das Sekretariat regelmäßig zwischen unterschiedlichen internen und externen Interessen vermitteln muss. Der anerkannte IHK-Abschluss macht diese Kompetenzen zudem formal sichtbar: Er dokumentiert gegenüber Arbeitgebern, dass die Absolventinnen und Absolventen nicht nur Erfahrung, sondern auch geprüftes Fachwissen im modernen Büromanagement mitbringen – ein Vorteil bei der Suche nach anspruchsvolleren Sekretariats- oder Assistenzpositionen. Gerade weil das Sekretariat in vielen Unternehmen direkt an der Geschäftsführung oder Bereichsleitung angesiedelt ist, zahlt sich ein breites, geprüftes Kompetenzprofil doppelt aus: Es erleichtert den Einstieg in anspruchsvollere Assistenzfunktionen und schafft zugleich eine solide Basis, um im laufenden Berufsalltag flexibel zwischen digitaler Büroorganisation, betriebswirtschaftlichen Fragestellungen und kommunikativen Aufgaben zu wechseln, ohne bei jedem neuen Themenfeld bei null anfangen zu müssen.