Microsoft Project with Microsoft OneNote Professional

Projektarbeit erzeugt täglich große Mengen an Information: Besprechungsnotizen, Entscheidungsverläufe, Statusmeldungen, technische Spezifikationen und Korrespondenz. Ohne eine durchdachte Ablagestruktur gerät selbst ein solide geplantes Projekt ins Stolpern, weil niemand mehr weiß, wer was wann entschieden hat. Diese Weiterbildung verbindet Microsoft Project als professionelles Werkzeug für Terminplanung, Ressourcenzuteilung und Fortschrittskontrolle mit Microsoft OneNote als zentralem Wissensspeicher für den gesamten Projektzyklus. Die Kombination schließt eine typische Lücke in der täglichen Projektarbeit: Während Project die strukturierten Planungsdaten verwaltet, sammelt OneNote alles, was in Meetings, Telefonaten und E-Mails entsteht, und macht es für das gesamte Team sofort durchsuchbar und nachvollziehbar.

Modul Microsoft Project — Planung und Steuerung Der erste Schwerpunkt des Kurses umfasst das vollständige Handwerkszeug für die Terminplanung und Projektkontrolle in Microsoft Project. Teilnehmende lernen, wie Projektstrukturpläne aufgebaut, Vorgänge angelegt und logisch verknüpft werden — vom ersten Meilenstein bis zur Abnahme.

• Neues Projekt anlegen: Kalender, Arbeitszeitvorlagen und Projektinfo konfigurieren
• Vorgangstypen (fixe Dauer, fixe Arbeit, feste Einheiten) richtig wählen und anwenden
• Anordnungsbeziehungen (FS, FF, SA, AA) und Zeitabstände definieren
• Kritischen Pfad anzeigen und für die Terminüberwachung nutzen
• Ressourcen anlegen: Personenstunden, Materialmengen und Kostensätze hinterlegen
• Ressourcenauslastung prüfen und Überlastungen durch Umverteilung beheben
• Basisplan setzen und Fortschritte über den Fertigstellungsgrad eintragen
• Projektübersichtsberichte, Gantt-Ansicht und Kostenberichte exportieren

Modul Microsoft OneNote — Projektdokumentation und Wissensmanagement Der zweite Schwerpunkt behandelt OneNote als zentrales Ablagesystem für alle nicht-strukturierten Projektinformationen. Das Ziel ist eine nachvollziehbare, teamfähige Dokumentationsstruktur, die über das Projektende hinaus als Wissensquelle dient.

• Notizbuchstruktur für Projekte planen: Abschnitte nach Phasen, Themen oder Teambereichen
• Seiten für wiederkehrende Meeting-Typen anlegen und mit Vorlagen vereinheitlichen
• Tags für Aufgaben, offene Fragen und Entscheidungen setzen und in To-do-Listen umwandeln
• Bilder, Screenshots, Tabellen und Anhänge direkt auf OneNote-Seiten einbetten
• Notizbücher über SharePoint oder OneDrive für Teams freigeben und Versionierung nutzen
• Handschriftliche Notizen mit OCR durchsuchbar machen
• Suchfunktion und Tag-Zusammenfassungsseiten für schnellen Informationszugriff einrichten

Integration und kombinierter Workflow Dieser Block verbindet beide Programme zu einem durchgängigen Projektdokumentations-System. Dabei stehen praxisnahe Szenarien im Vordergrund, die zeigen, wie Project-Daten und OneNote-Notizen sinnvoll zusammenspielen.

• Hyperlinks von Project-Vorgängen auf zugehörige OneNote-Besprechungsseiten setzen
• Projektstatusseiten in OneNote auf Basis von Project-Auswertungen pflegen
• Meilenstein-Reviews und Phasenabschlüsse in OneNote dokumentieren und mit Project-Basislinen verknüpfen
• Risikoregister und Entscheidungslog als OneNote-Tabellen führen und mit Terminen in Project referenzieren
• Lessons-Learned-Seiten strukturieren und für Folgeprojekte nutzbar machen

Praxis-Block — typische Projektarbeits-Szenarien

• Kick-off-Meeting protokollieren und Aufgaben direkt aus dem OneNote-Protokoll in Project übertragen
• Wöchentliche Fortschrittsrunden: Ist-Daten in Project eintragen, Protokoll in OneNote ablegen
• Änderungsanträge (Change Requests) in OneNote aufnehmen und Auswirkungen in Project simulieren
• Eskalationen und Entscheidungen in einem OneNote-Entscheidungslog nachvollziehbar archivieren
• Abteilungsübergreifende Notizbücher so strukturieren, dass mehrere Projektmitarbeitende parallel arbeiten können
• Projektabschluss-Checkliste in OneNote anlegen und mit Project-Abschlussbericht verknüpfen
• Wiederverwendbare Vorlagen für Protokolle, Statusberichte und Risikolisten in OneNote erstellen
• Suche in Notizbüchern auf relevante Entscheidungen, Aufgaben oder Besprechungsthemen einschränken
• Exportformate aus Project (PDF, Excel) in OneNote einbinden und kommentieren
• Zugriffsrechte in gemeinsamen Notizbüchern so konfigurieren, dass sie dem Projektrollenmodell entsprechen
• Archivieren abgeschlossener Projekte: Notizbücher schließen, Project-Dateien sichern, Lessons Learned festhalten
• Microsoft-365-Verknüpfungen zwischen OneNote, Teams und Outlook für Projektnotifikationen nutzen

Der Kurs schließt mit einem vollständigen Durchlauf eines fiktiven Projekts, bei dem beide Tools von der Initialisierungsphase bis zum formalen Abschluss eingesetzt werden. Dieses integrierende Abschlussprojekt festigt das Verständnis dafür, welche Informationen in Project und welche in OneNote besser aufgehoben sind und wie beide Systeme nahtlos ineinander greifen. Für Teams, die bereits mit Teilen von Microsoft 365 arbeiten, ergeben sich aus diesem Kurs klare Impulse. Notizbücher lassen sich sofort in bestehende Teams-Kanäle integrieren, und Project-Dateien können direkt aus SharePoint geöffnet werden, ohne dass neue Infrastruktur aufgebaut werden muss.

Der Kurs richtet sich an Fachleute, die Projekte koordinieren oder daran mitwirken und ihre Dokumentationspraxis professionalisieren wollen. Vorwissen im Projektmanagement ist nützlich, aber kein Muss, da die wesentlichen Planungskonzepte im Kurs selbst vermittelt werden.

• Projektleitungen und Projektkoordinatorinnen bzw. -koordinatoren aus allen Branchen
• IT-Projektmitarbeitende, die Softwareentwicklungs- oder Rollout-Projekte begleiten
• Assistenzfunktionen im Projektumfeld, die Protokoll- und Dokumentationsaufgaben übernehmen
• Sachbearbeitende, die Teilprojekte oder Arbeitspakete eigenverantwortlich steuern
• Wechselwillige aus verwaltenden Berufen, die in Projektmanagement-Rollen wechseln möchten

Der Unterricht findet als Live-Online-Schulung im virtuellen Klassenzimmer statt. Dozenten vermitteln die Inhalte abwechselnd durch Theorie-Einheiten, direkte Software-Demonstrationen und angeleitete Übungen, bei denen Teilnehmende unmittelbar in Project und OneNote arbeiten. Fragen können während der gesamten Lernzeit gestellt werden. Für die Teilnahme werden ein Mikrofon, eine Kamera und eine stabile Internetverbindung benötigt. Der Kurs kann je nach Modulauswahl und Anbieter in Vollzeit oder im Teilzeitformat absolviert werden.

Die Gesamtdauer richtet sich nach der konkreten Modulkombination und dem gewählten Anbieter. Je nach Intensität beträgt die typische Kursdauer mehrere Wochen. Teilzeit-Starts sind auf Anfrage möglich, sodass das Lernen parallel zur Berufstätigkeit organisiert werden kann.

Nach Abschluss der Weiterbildung erhalten Teilnehmende eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung bzw. ein trägerinternes Zertifikat, das die absolvierten Module und erworbenen Kompetenzen dokumentiert. Ob zusätzlich herstellerseitige Zertifizierungsnachweise aus dem Microsoft-365-Umfeld erworben werden können, hängt von der konkreten Modulkombination und dem Anbieter ab.

Projektmitarbeitende, die sowohl solide planen als auch strukturiert dokumentieren können, sind in der Praxis deutlich handlungsfähiger als jene, die nur eines der beiden Felder beherrschen. Wer weiß, wie man einen Basisplan in Project setzt und gleichzeitig alle Entscheidungen und Protokolle in OneNote nachvollziehbar ablegt, schafft für sein Team eine Arbeitsgrundlage, die auch unter Zeitdruck verlässlich funktioniert. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt Übergaben und macht Projekte transparenter für alle Beteiligten. Der kombinierte Einsatz beider Tools schließt außerdem eine häufige organisationale Schwachstelle. Wissen, das in Köpfen und E-Mail-Postfächern verschwindet, wird durch OneNote sichtbar und bleibt dem Unternehmen erhalten, auch wenn Mitarbeitende das Projekt verlassen. Im Zusammenspiel mit Microsoft Project entsteht damit eine vollständige digitale Projektspur, die von der Planung bis zum Abschluss lückenlos dokumentiert ist. Für Fachleute, die in Richtung Projektleitung oder PMO-Funktion wachsen wollen, bietet dieser Kurs genau die Kombination aus Werkzeug-Kompetenz und Dokumentationsdisziplin, die Entscheidende in Unternehmen heute einfordern. Microsoft Project und OneNote gehören zu den am weitesten verbreiteten Produktivitätstools im Microsoft-365-Umfeld, und wer beide souverän beherrscht, kann seinen Beitrag im Projekt von Beginn an unter Beweis stellen.