Personalwirtschaft mit Datev pro

In der Personalabteilung läuft vieles über DATEV pro: Personalstammdaten werden gepflegt, Fehlzeiten erfasst, Meldeverfahren abgewickelt und abrechnungsrelevante Informationen vorbereitet. Wer das System kennt, arbeitet präziser und vermeidet Folgeprobleme in der Entgeltabrechnung. Dieser Kurs verbindet personalwirtschaftliches Fachwissen mit der sicheren DATEV-Systemanwendung: Teilnehmende lernen die administrativen Personalprozesse von Eintritt bis Austritt kennen und bilden sie in DATEV pro direkt ab. Das Ziel ist handlungssicheres, strukturiertes Arbeiten in der HR-Sachbearbeitung — ob beim Einstieg in das Personalwesen oder bei der systematischen Vertiefung bestehender DATEV-Kenntnisse.

Modul 1 — Grundlagen der Personalwirtschaft Dieser Einstiegsblock vermittelt das personalwirtschaftliche Fachverständnis, das für die systemgestützte Arbeit notwendig ist. Organisationsstrukturen, Beschäftigungsarten und Prozessabläufe werden so erläutert, dass sie direkt auf DATEV-Funktionen bezogen werden können. Teilnehmende verstehen, welche Informationen wann im System erfasst werden müssen und warum.

• Aufgaben und Bereiche der Personalverwaltung im Überblick
• Beschäftigungsarten: Festanstellung, geringfügige Beschäftigung, Aushilfen, Praktika, Minijob
• Arbeitsvertragsarten und Laufzeiten: befristet, unbefristet, Zeitarbeitsvertrag
• Organisatorische Abläufe: Eintrittsprozess, Probezeit, Versetzung, Kündigung, Ausscheiden
• Grundbegriffe der Entgeltabrechnung: Brutto/Netto, Lohnsteuer, Sozialversicherungszweige

Modul 2 — Personalstammdaten und Mandantenpflege in DATEV pro Der zweite Block widmet sich der Kernfunktion: Stammdaten anlegen und pflegen. DATEV pro strukturiert Personaldaten in Mandanten- und Personalstamm; ein korrekt aufgesetzter Stamm ist die Grundlage für fehlerfreie Abläufe in der Entgeltabrechnung. Typische Fehler beim Anlegen von Daten — falsche Beschäftigungsart, fehlende Steuermerkmale, unvollständige Sozialversicherungsangaben — werden besprochen und verhindert.

• Mandantenstruktur in DATEV pro: Kanzlei, Betrieb, Mitarbeitende
• Personalstammdaten erfassen: persönliche Daten, Steuernummer, IBAN, SV-Träger
• Steuermerkmale: Steuerklasse, Kirchensteuerpflicht, Kinderfreibeträge hinterlegen
• Sozialversicherungsangaben: Krankenkasse, Beitragsgruppen, Schlüsselzahlen
• Stammdatenänderungen dokumentieren: Änderungshistorie und Datumssteuerung

Modul 3 — Personalveränderungen, Fehlzeiten und Arbeitszeitmodelle Eintritte und Austritte sind kritische Prozesse: Fehlerhafte Daten führen zu Meldeproblemen und Rückfragen beim Finanzamt oder Sozialversicherungsträger. Dieser Block behandelt die systemgestützte Bearbeitung aller relevanten Personalveränderungen und die Fehlzeit- und Arbeitszeitverwaltung in DATEV pro.

• Eintritt anlegen: alle pflichtrelevanten Felder und Fristen beachten
• Unterbrechungen und Veränderungen im Beschäftigungsverhältnis abbilden
• Austritt abwickeln: Abmeldung, Resturlaubsberechnung, Austrittsdatum setzen
• Fehlzeitarten erfassen: Krankheit (AU), Urlaub, Sonderurlaub, Mutterschutz
• Urlaubsverwaltung: Urlaubsanspruch berechnen, Resturlaub übertragen
• Arbeitszeitmodelle: Vollzeit, Teilzeit, variabler Dienst in DATEV hinterlegen

Modul 4 — Bescheinigungswesen, Meldeverfahren und digitale Personalakte Dieser Abschnitt deckt die Dokumentationspflichten ab, die im Personalbereich gegenüber Behörden, Sozialversicherungsträgern und intern anfallen. Meldepflichten, Bescheinigungsarten und die rechtskonforme Führung einer digitalen Personalakte werden systematisch behandelt.

• Meldeverfahren im Überblick: Anmeldung, Abmeldung, Jahresmeldung, SV-Meldung
• Bescheinigungsarten: Arbeitgeberbescheinigung, Verdienstbescheinigung, Arbeitszeitnachweis
• DATEV Bescheinigung: Inhalt, Erstellung und elektronische Übermittlung
• Digitale Personalakte: Pflicht- und Wahlunterlagen, Aufbewahrungsfristen
• Datenschutz in der Personalverwaltung: Zugriffsrechte, Löschfristen, Auskunftspflichten

Praxis-Block — Personalvorgänge in DATEV pro durchgehend bearbeiten Der abschließende Praxis-Block führt alle Inhalte in realistischen Übungsszenarien zusammen. Teilnehmende bearbeiten vollständige Personalvorgänge von der Dateneingabe bis zur Auswertung.

• Neuen Mitarbeitenden anlegen: vollständiger Personalstamm mit allen Pflichtfeldern
• Fehlzeitenkette erfassen: Krankheit mit Lohnfortzahlung, AU-Folgebescheinigung
• Urlaubsantrag bearbeiten: Genehmigung, Erfassung, Resturlaubsabfrage
• Mitarbeitenden von Vollzeit auf Teilzeit umstellen: Vertragsänderung systemseitig abbilden
• Austritt abwickeln: Kündigung erfassen, Resturlaub berechnen, Abmeldung vorbereiten
• Auswertungsberichte erstellen: Personalstammliste, Fehlzeitenübersicht, Jubiläumsliste
• Mandantenstamm prüfen: fehlende oder fehlerhafte Einträge identifizieren und korrigieren
• Dokumentation: Personalakte aktualisieren und Änderungsprotokoll führen
• Datenschutz-Checkliste: Zugriffsrechte und Löschfristen für Personalunterlagen prüfen
• Abschlussaufgabe: vollständiger Personalvorgang von Eintritt bis Austritt als Gesamtübung

Die Übungsszenarien sind an typischen Situationen aus dem Personalbereich kleiner und mittlerer Betriebe ausgerichtet — dem Haupteinsatzbereich von DATEV pro. Wer diese Vorgänge sicher bearbeiten kann, ist für die selbstständige Sachbearbeitung in der HR-Administration vorbereitet. Am Ende des Praxis-Blocks haben Teilnehmende eine vollständige Übungsakte mit dokumentierten Personalvorgängen erstellt, die das Erlernte nachvollziehbar belegt und als persönliches Nachschlagewerk dient.

Der Kurs richtet sich an Personen, die Aufgaben in der Personalverwaltung oder HR-Administration übernehmen möchten oder ihre bestehenden Kenntnisse im DATEV-Umfeld systematisch ausbauen wollen.

• Personen mit kaufmännischem Grundverständnis, die in die Personalverwaltung einsteigen möchten
• Mitarbeitende im Rechnungswesen, die personalwirtschaftliche Aufgaben übernehmen
• Sachbearbeitende, die DATEV pro bereits nutzen und ihre Kenntnisse strukturieren möchten
• Quereinsteiger mit Interesse an HR-Administration und digitaler Personalverwaltung
• Personen in beruflicher Qualifizierung mit Zieltätigkeiten in Lohnbuchhaltung oder Personaladministration

Fachliche Inhalte werden kompakt erläutert und sofort an der DATEV-Oberfläche geübt. Die Übungsszenarien sind realitätsnah und decken typische Situationen aus dem Personalbereich ab. Häufige Eingabefehler und ihre Konsequenzen werden gezielt besprochen, um im Berufsalltag sicher zu handeln. Kursunterlagen stehen digital zur Verfügung und erleichtern die Nacharbeit.

Die Kursdauer variiert je Anbieter. In der Praxis umfassen DATEV-Personalwirtschaftskurse typischerweise mehrere Kurstage oder entsprechende Online-Einheiten; die aktuellen Daten sind dem jeweiligen Angebot zu entnehmen. Als Abschluss wird nach Kursende eine DATEV-Bescheinigung ausgestellt.

Nach Abschluss des Kurses erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Zertifikat und eine DATEV-Bescheinigung, die die erworbenen Kompetenzen in der Personalwirtschaft mit DATEV pro dokumentiert. Die DATEV-Bescheinigung wird von DATEV selbst ausgestellt und bestätigt die erfolgreiche Kursteilnahme gegenüber zukünftigen Arbeitgebern.

DATEV ist in deutschen Steuerkanzleien und vielen mittelständischen Unternehmen Marktstandard. Wer DATEV pro in der Personalwirtschaft sicher beherrscht, erfüllt eine konkrete Stellenanforderung, die von Buchführungsbüros, Kanzleien und KMU-Personalabteilungen regelmäßig nachgefragt wird. Die Kombination aus Systemkompetenz und personalwirtschaftlichem Fachwissen ist dabei entscheidend: Wer nur eines von beidem hat, braucht lange Einarbeitungszeit; wer beides beherrscht, kann unmittelbar produktiv starten. Die DATEV-Bescheinigung als hersteller-seitig ausgestellter Nachweis hat gegenüber einem reinen Trägerzertifikat einen zusätzlichen Signalwert: Arbeitgeber erkennen darin, dass die Systemkenntnisse nicht nur deklariert, sondern durch den Softwarehersteller selbst bestätigt wurden. Das ist besonders für Personen relevant, die in einem neuen Berufsfeld Fuß fassen und ihre Qualifikation klar belegen möchten. Darüber hinaus schafft die Qualifizierung eine solide Grundlage für weitergehende DATEV-Zertifizierungen im Bereich Lohn und Gehalt sowie für eine Vertiefung in der Entgeltabrechnung selbst — dem nächsten logischen Schritt nach der Personaladministration.