Prozessmanagement Finanzbuchhaltung: DATEV & KI – Kurs

Finanzbuchhaltung wird häufig als starrer, wenig veränderlicher Bereich wahrgenommen — dabei verändern digitale Belegverarbeitung und KI-Werkzeuge gerade jetzt, wie Buchhaltungsprozesse ablaufen. Dieser Kurs verbindet drei Ebenen: das Modellieren von Buchhaltungsprozessen mit der Notation BPMN 2.0, die technische Umsetzung über DATEV-gestützte Workflows und den gezielten, kritisch durchdachten Einsatz von KI-Werkzeugen inklusive Prompt Engineering. Im Ergebnis lernen Teilnehmende, einen Buchhaltungsprozess von der ersten Analyse bis zum digitalisierten, KI-unterstützten Ablauf zu begleiten.

Block 1 — Prozesse in der Finanzbuchhaltung mit BPMN 2.0 abbilden Bevor sich ein Buchhaltungsprozess verbessern lässt, muss er erst sichtbar gemacht werden. Dieser Block vermittelt, wie sich typische Abläufe der Finanzbuchhaltung — vom Belegeingang bis zur Kontierung — mit der weit verbreiteten Notation BPMN 2.0 nachvollziehbar darstellen lassen.

• Grundelemente von BPMN 2.0: Ereignisse, Aktivitäten, Gateways und Pools
• Typische Buchhaltungsprozesse wie Belegerfassung oder Rechnungsfreigabe modellieren
• Schnittstellen zwischen Buchhaltung, Einkauf und Controlling abbilden
• Medienbrüche und manuelle Doppelerfassungen im Prozessmodell sichtbar machen
• Soll-Prozesse für digitalisierte Abläufe entwerfen
• Prozessmodelle als Grundlage für Abstimmungen mit Fachabteilungen nutzen

Block 2 — DATEV-gestützte Workflows im Rechnungswesen Im zweiten Baustein rückt die konkrete Umsetzung in den Mittelpunkt: Wie lassen sich die zuvor modellierten Prozesse mit DATEV-gestützten Werkzeugen tatsächlich digital abbilden?

• Digitale Belegverwaltung und -ablage im DATEV-Umfeld
• Freigabe-Workflows für Eingangsrechnungen einrichten und nachvollziehen
• Schnittstellen zwischen Belegerfassung und laufender Buchführung nutzen
• Auswertungen und Reports aus DATEV-gestützten Prozessen ableiten
• Rollen und Berechtigungen in digitalen Freigabeprozessen festlegen
• Typische Stolpersteine bei der Einführung digitaler Buchhaltungsworkflows vermeiden

Block 3 — Künstliche Intelligenz im Buchhaltungsalltag Der dritte Schwerpunkt widmet sich einem Thema, das die Finanzbuchhaltung zunehmend verändert: dem gezielten Einsatz von KI-Werkzeugen für wiederkehrende, aber nicht vollständig automatisierbare Aufgaben.

• Grundprinzipien von Prompt Engineering für buchhalterische Anwendungsfälle
• KI-Unterstützung bei der Kategorisierung und Kontierung von Belegen einordnen
• Präzise Anfragen für KI-gestützte Auswertungen formulieren
• Ergebnisse von KI-Werkzeugen kritisch prüfen statt ungeprüft übernehmen
• Typische Einsatzfelder von KI in Buchhaltungsworkflows kennenlernen
• Grenzen und Risiken des KI-Einsatzes im Rechnungswesen einschätzen

Block 4 — Cloud-Zusammenarbeit und Prozessintegration Der letzte Baustein führt die Themen zusammen: Prozessmodell, DATEV-Workflow und KI-Unterstützung funktionieren erst dann wirklich, wenn sie in eine gemeinsame, cloud-basierte Arbeitsumgebung eingebettet sind, auf die mehrere Beteiligte zugreifen.

• Cloud-basiertes Arbeiten zwischen Buchhaltung, Controlling und Geschäftsführung organisieren
• Zugriffsrechte und Datensicherheit in gemeinsam genutzten Buchhaltungsumgebungen berücksichtigen
• Prozessdokumentation für digitalisierte, KI-unterstützte Abläufe pflegen
• Veränderte Abläufe im Team kommunizieren und einführen
• Laufende Verbesserung von Prozess, Workflow und KI-Einsatz verankern
• Verantwortlichkeiten zwischen Fachbereich und IT bei Prozessänderungen klären

Praxisblock — Vom Prozessmodell zum digitalisierten Buchhaltungsworkflow

• Einen bestehenden Belegfreigabeprozess als Ist-Zustand mit BPMN 2.0 modellieren
• Medienbrüche und manuelle Schritte im Ist-Prozess markieren
• Einen digitalisierten Soll-Prozess für dieselbe Belegart entwerfen
• Einen DATEV-gestützten Freigabe-Workflow für Eingangsrechnungen skizzieren
• Eine Prompt-Vorlage für die KI-gestützte Kategorisierung von Belegen entwickeln
• Ergebnisse einer KI-gestützten Kontierung stichprobenartig überprüfen
• Rollen und Berechtigungen für den digitalisierten Freigabeprozess festlegen
• Eine Prozessdokumentation für den neuen Ablauf erstellen
• Eine Kennzahl zur Messung der Bearbeitungszeit im neuen Prozess definieren
• Eine Abstimmungsrunde mit einer Fachabteilung zum neuen Prozess vorbereiten
• Typische Fehlerquellen bei der Einführung digitaler Workflows auflisten
• Den vollständigen Weg von der Prozessaufnahme bis zum KI-unterstützten Workflow dokumentieren

Wer diesen Kurs abschließt, kann Buchhaltungsprozesse nicht nur beschreiben, sondern sie mit den Werkzeugen digitalisieren, die im Rechnungswesen tatsächlich im Einsatz sind: BPMN-Modelle als gemeinsame Sprache, DATEV-gestützte Workflows als technische Umsetzung und KI-Werkzeuge als Unterstützung bei wiederkehrenden Aufgaben. Die Kombination ist deshalb besonders praxisnah, weil sie nicht bei der reinen Prozesstheorie stehen bleibt, sondern bis zur konkreten Software- und KI-Anwendung im Buchhaltungsalltag reicht — ein Weg, den viele Weiterbildungen zu Prozessmanagement oder zu DATEV einzeln, aber selten gemeinsam abdecken.

Der Kurs richtet sich an Personen mit Bezug zur Finanzbuchhaltung, die Abläufe im Rechnungswesen aktiv digitalisieren und dabei auch neue KI-Werkzeuge sinnvoll einsetzen möchten.

• Mitarbeitende in der Finanzbuchhaltung mit Interesse an Prozessdigitalisierung
• Quereinsteiger/innen mit kaufmännischem Hintergrund und DATEV-Bezug
• Sachbearbeiter/innen, die Freigabe- und Kontierungsprozesse mitgestalten
• Personen, die sich Richtung Prozessmanagement Finanzen weiterentwickeln möchten

Die vier Bausteine bauen aufeinander auf: Erst wird ein Prozess modelliert, dann digital umgesetzt und schließlich um KI-Unterstützung ergänzt. Diese Reihenfolge spiegelt sich auch in den Übungen wider, die durchgängig an denselben Beispielprozessen aus der Finanzbuchhaltung arbeiten, statt isolierte Einzelaufgaben zu stellen.

Der genaue zeitliche Rahmen hängt vom gewählten Anbieter ab und wird im jeweiligen Buchungsprozess ausgewiesen. Da sich die vier Bausteine inhaltlich aufeinander beziehen, empfiehlt sich ein zusammenhängender Bearbeitungszeitraum ohne größere Unterbrechungen.

Nach Abschluss erhalten Teilnehmende ein Teilnahmezertifikat des jeweiligen Kursanbieters. Eine gesonderte externe Herstellerzertifizierung ist für diesen Kurs nicht vorgesehen; im Mittelpunkt steht der Nachweis der praktisch erarbeiteten Prozess-, DATEV- und KI-Kompetenzen.

Finanzbuchhaltung gilt oft als Bereich, in dem sich Prozesse kaum verändern — dabei ist gerade hier in den letzten Jahren durch digitale Belegverarbeitung und KI-Werkzeuge viel in Bewegung geraten. Wer die Abläufe im Rechnungswesen nicht nur ausführt, sondern auch versteht und aktiv mitgestaltet, verschafft sich einen klaren Vorteil gegenüber Kolleginnen und Kollegen, die neue Werkzeuge nur passiv nutzen. Der Kurs setzt bewusst nicht nur auf Software-Bedienung, sondern auf das Verständnis der dahinterliegenden Prozesslogik. Wer weiß, warum ein Freigabe-Workflow so und nicht anders aufgebaut ist, kann ihn bei Bedarf anpassen oder Kolleginnen und Kollegen bei Rückfragen fundiert erklären — eine Fähigkeit, die reine Anwenderschulungen selten vermitteln. Besonders der Baustein zu KI-Werkzeugen im Buchhaltungsalltag eröffnet eine Perspektive, die in klassischen DATEV-Schulungen bislang selten vorkommt: den durchdachten, kritischen Einsatz von KI-Unterstützung bei Kategorisierung und Kontierung, ohne die fachliche Kontrolle über die Buchführung aus der Hand zu geben. Wer diese Balance beherrscht, ist für die weitere Digitalisierung der Finanzbuchhaltung gut aufgestellt.