Fortbildung Fachwirt Büro- & Projektorganisation

Fachwirtinnen und Fachwirte für Büro- und Projektorganisation gestalten die Verwaltungs- und Projektprozesse eines Betriebs. Sie nehmen bestehende Abläufe auf, analysieren sie und richten sie neu aus. Sie organisieren Dokumenten- und Informationsflüsse, planen und steuern Projekte mit Terminen, Budgets und Beteiligten, bereiten Entscheidungen für die Leitung auf und führen Büroteams. Zunehmend gehört Digitalisierung dazu: Workflows, Dokumentenmanagementsysteme und die Ablösung von Papierprozessen. Der Abschluss ist eine Aufstiegsfortbildung und setzt eine abgeschlossene Ausbildung mit Berufspraxis voraus.

Viele im Büro fürchten, ihre Arbeit sei nicht führungsfähig — dabei ist Organisation genau die Kompetenz, die in Projekten fehlt. Der Abschluss macht sichtbar, was du ohnehin tust: Abläufe planen, Termine halten, Beteiligte koordinieren. Er setzt allerdings eine abgeschlossene Ausbildung und Berufspraxis voraus. Es ist eine Aufstiegsfortbildung, kein Einstieg ins Büro.

• Modul 1: Büroprozesse analysieren und gestalten (10 Wochen) – Bestehende Abläufe erfassen und begründet verändern — der Kern des Berufsbildes. Inhalte: Prozessaufnahme und Schwachstellenanalyse, Dokumenten- und Informationsmanagement, Digitalisierung von Verwaltungsabläufen, Datenschutz und Aufbewahrung.
• Modul 2: Projektmanagement (12 Wochen) – Vollständiger Projektzyklus mit den Werkzeugen, die die IHK-Prüfung verlangt. Inhalte: Projektauftrag, Ziele, Stakeholder, Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung, Risikomanagement und Statusberichte, Agile und klassische Vorgehensmodelle.
• Modul 3: Betriebswirtschaft und Recht (10 Wochen) – Die kaufmännische Grundlage, ohne die Projektentscheidungen nicht begründbar sind. Inhalte: Kosten- und Leistungsrechnung, Kennzahlen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Vertrags- und Arbeitsrecht, Vergabe und Beschaffung.
• Modul 4: Führung, Kommunikation und Prüfungsvorbereitung (10 Wochen) – Der Führungs- und Kommunikationsteil, der in der mündlichen Prüfung geprüft wird. Inhalte: Teamführung und Delegation, Moderation, Konfliktbearbeitung, Verhandlung, Präsentation und Berichtswesen, Fallstudien und Fachgespräch üben.

Kaufleute für Büromanagement und Assistenzkräfte mit Berufspraxis, die Büroabläufe und Projekte eigenverantwortlich organisieren wollen.

• Kaufleute für Büromanagement mit einigen Jahren Praxis
• Assistenzkräfte, die von der Unterstützung zur Steuerung wechseln wollen
• Sachbearbeitende in Verwaltung und Dienstleistung mit Interesse an Projektarbeit

Blended Learning, Präsenzunterricht, Virtuelles Klassenzimmer

13 bis 19 Monate (Vollzeit oder Teilzeit) – belegte Laufzeiten: 381 bis 572 Tage

Betriebspraktikum: Kein Betriebspraktikum – die Fortbildung setzt Berufspraxis voraus.

Schriftliche Prüfung in Unternehmenssteuerung, Büro- und Projektorganisation sowie Führung und Zusammenarbeit.

Präsentation eines Projekts mit anschließendem Fachgespräch vor dem IHK-Prüfungsausschuss.

Prüfende Stelle: IHK, zuständige IHK. Offizieller Abschluss: Geprüfte/r Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation.

Als Aufstiegsfortbildung wird diese Qualifizierung in der Regel über das Aufstiegs-BAföG (AFBG) gefördert, das Lehrgangs- und Prüfungsgebühren bezuschusst. Der Bildungsgutschein kommt hier meist nicht in Frage, weil er auf Menschen ohne verwertbaren Berufsabschluss zielt – diese Fortbildung setzt einen Abschluss voraus. Belegte Kostenrahmen der Angebote: 1.000–5.000 €, 5.000–10.000 €.

Organisations- und Projektkompetenz im Büro wird in Verwaltung, Gesundheitswesen und Dienstleistung durchgängig gesucht, besonders im Zuge der Digitalisierung von Papierprozessen. Der Abschluss ist bundesweit anerkannt. Die 19 belegten Angebote verteilen sich breit von Amberg über Bad Berleburg und Berlin bis Biberach und liegen überwiegend in Teilzeit mit Fern- oder Online-Anteil.

Im öffentlichen Dienst führt der Abschluss oft zu einer höheren Entgeltgruppe im TVöD, in der Privatwirtschaft wird frei verhandelt. Wer Projekte eigenverantwortlich steuert, verhandelt deutlich besser als in reiner Büroorganisation.

• Einstieg: ca. 38.000–43.000 €
• Mit Berufserfahrung: ca. 46.000–54.000 €
• Spezialist oder Leitung: ca. 58.000–67.000 €
• Typische Tätigkeitsfelder: Büro- und Verwaltungsleitung, Projektleitung und Projektbüro, Prozess- und Organisationsentwicklung, Digitalisierung von Verwaltungsabläufen, Assistenz der Geschäftsführung, Beschaffung und Vergabe
• Typische Arbeitgeber: Öffentliche Verwaltung und Eigenbetriebe, Kliniken und Sozialunternehmen, Industrie- und Dienstleistungsbetriebe, Verbände und Kammern, Beratungsunternehmen