Umschulung Kaufmann/-frau für IT-System-Management

Kaufleute für IT-System-Management arbeiten dort, wo IT-Produkte und IT-Dienstleistungen verkauft und betreut werden. Sie beraten Kunden zu Hardware und Software, ermitteln den Bedarf, kalkulieren Angebote und wickeln Aufträge ab. Ein wesentlicher Teil liegt im Vertragswesen: Service-Level, Wartungs- und Supportverträge, Lizenz- und Leasingmodelle. Lizenzmanagement ist ein eigenes Feld, weil falsch verwaltete Lizenzen teuer und rechtlich heikel sind. Hinzu kommen Beschaffung, Anwenderbetreuung und Rechnungsstellung. Der Beruf setzt echtes IT-Verständnis voraus und hat den höchsten Kommunikationsanteil im IT-Feld. Er ist 2020 aus der Neuordnung der IT-Berufe hervorgegangen.

Die typische Sorge ist nicht die Technik, sondern der Platz zwischen zwei Stühlen: für die Technik zu kaufmännisch, für den Vertrieb zu technisch. Genau in der Übersetzung liegt dein Wert – Betriebe brauchen Menschen, die ein Angebot rechnen und erklären können, warum eine Lösung passt. Beim Zugang verlangen einzelne Angebote ausdrücklich keinen bestimmten Schulabschluss, andere setzen Deutsch B2 und Englisch B1 voraus.

• Modul 1: IT-Grundlagen und Einrichten eines IT-Arbeitsplatzes (8 Wochen) – Der Einstieg schafft das technische Fundament, ohne das kaufmännische Arbeit in der IT nicht funktioniert, und deckt zugleich den Inhalt des ersten Prüfungsteils ab. Die konkrete Modulstruktur legt der Bildungsträger fest; diese Übersicht beschreibt die fachlich üblichen Inhalte. Inhalte: Rechner, Betriebssysteme, Peripherie und Netzgrundlagen, Einrichten und Übergeben eines Arbeitsplatzes, Software-Installation, Lizenzarten und Aktivierung, Grundbegriffe von Datenschutz und Datensicherheit.
• Modul 2: IT-Systeme, Netze und Dienste verstehen (10 Wochen) – Das Modul vermittelt so viel Technik, wie für Beratung und Kalkulation erforderlich ist. Ziel ist nicht, Systeme selbst zu betreiben, sondern Leistungsmerkmale einordnen, Anbieterangaben prüfen und Kundenanforderungen technisch übersetzen zu können. Inhalte: Server-, Speicher- und Netzwerkkomponenten im Überblick, Betriebsmodelle vom eigenen Rechenzentrum bis zum bezogenen Dienst, Standardanwendungen und branchenspezifische Fachsoftware, Leistungsmerkmale technisch bewerten und vergleichen.
• Modul 3: Beschaffung, Lizenzen und Vertragswesen (10 Wochen) – Lizenz- und Vertragsfragen sind das Kerngeschäft dieses Berufs und zugleich der Bereich, in dem Fehler am teuersten werden. Das Modul behandelt Beschaffungsprozesse, Lizenzmodelle und die vertraglichen Grundlagen von Wartung und Support. Inhalte: Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl und Ausschreibungen, Lizenzmodelle, Nutzungsrechte und Lizenzbilanz, Wartungs-, Support- und Service-Level-Verträge, Miete, Leasing und Kauf im Vergleich, Vertragsrecht und typische Fallstricke.
• Modul 4: Angebotserstellung, Kalkulation und Vertrieb von IT-Leistungen (12 Wochen) – Das umfangreichste kaufmännische Modul führt den gesamten Weg vom ersten Kundengespräch bis zur abgenommenen Leistung durch. Geübt werden Beratung, Angebotskalkulation und Präsentation – Fähigkeiten, die in der Abschlussprüfung im Fachgespräch abgefragt werden. Inhalte: Kundengespräch, Bedarfsanalyse und Beratungstechnik, Angebote erstellen, kalkulieren und präsentieren, Preisbildung, Deckungsbeitrag und Nachkalkulation, Auftragsabwicklung von der Bestellung bis zur Abnahme, Reklamations- und Beschwerdebearbeitung.
• Modul 5: Projektmitarbeit und Kundenbetreuung (10 Wochen) – IT-Beschaffung endet nicht mit der Lieferung. Das Modul behandelt die Begleitung von Einführungsprojekten, die Schulung von Anwenderinnen und Anwendern sowie die Nachbetreuung, die über Vertragsverlängerungen entscheidet. Inhalte: Projektplanung, Termine, Ressourcen und Risiken, Einführung neuer Systeme aus Kundensicht begleiten, Anwenderschulung und Erstunterstützung, Dokumentation, Übergabe und Nachbetreuung.
• Modul 6: Kaufmännische Steuerung und Rechnungswesen (8 Wochen) – Das Modul verankert die kaufmännische Seite: Wie Kosten erfasst und zugeordnet werden, wie sich Wirtschaftlichkeit belegen lässt und wie Auswertungen zustande kommen, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen werden. Inhalte: Buchführungsgrundlagen und Kosten-Leistungs-Rechnung, Auswertungen, Kennzahlen und Wirtschaftlichkeitsvergleiche, Fakturierung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen, Arbeiten mit betrieblicher Standardsoftware.
• Modul 7: IT-Sicherheit, Datenschutz sowie Wirtschafts- und Sozialkunde (8 Wochen) – Sicherheits- und Datenschutzanforderungen sind in diesem Beruf vor allem Vertragsgegenstand. Das Modul behandelt sie aus dieser Perspektive und deckt zugleich die wirtschafts- und sozialkundlichen Inhalte der Abschlussprüfung ab. Inhalte: Schutzziele und Sicherheitsanforderungen in Verträgen, Datenschutzrechtliche Pflichten bei Auftragsverarbeitung, Rechtsformen, Handels- und Vertragsrecht, Arbeits- und Tarifrecht, betriebliche Mitbestimmung.
• Modul 8: Betriebliche Praxisphase, Projektarbeit und Prüfungsvorbereitung (36 Wochen) – Die Praxisphase ist in diesem Beruf besonders wertvoll, weil Beratungs- und Verhandlungssicherheit nur im echten Kundenkontakt entsteht. Hier entsteht in der Regel auch das betriebliche Projekt für die Abschlussprüfung, und viele Betriebe übernehmen Umschülerinnen und Umschüler aus dieser Phase heraus. Inhalte: Mitarbeit in Vertrieb, Beschaffung oder Kundenbetreuung eines Betriebs, Auswahl und Umsetzung des betrieblichen Abschlussprojekts, Dokumentation, Präsentation und Fachgespräch üben, Wiederholung der schriftlichen Prüfungsbereiche, Bewerbungsunterlagen und Übergang in Beschäftigung vorbereiten.

Dieser Beruf passt zu Menschen, die IT interessiert, die aber lieber an der Schnittstelle zwischen Technik, Kunden und Kaufmännischem arbeiten als in der Systemkonfiguration oder am Quelltext. Wer aus dem Einzelhandel, dem Büro, der Sachbearbeitung oder dem Kundenservice kommt, bringt bereits einen Teil der geforderten Fähigkeiten mit – Beratung, Angebotswesen, Auftragsabwicklung – und ergänzt sie um IT-Fachwissen. Weil einzelne Angebote ausdrücklich unabhängig von der vorherigen Schulbildung geführt werden, ist der Zugang vergleichsweise offen. Wer dagegen ausschließlich technisch arbeiten möchte, ist in den Fachinformatiker-Fachrichtungen besser aufgehoben: Dieser Beruf verlangt Freude an Gesprächen, Zahlen und Verträgen.

• Umsteigende aus Handel, Büro oder Kundenservice mit Interesse an IT-Produkten und -Dienstleistungen
• Menschen, die beraten und verkaufen wollen, aber fachlich verstehen möchten, was sie anbieten
• Berufstätige mit Betreuungsaufgaben, für die auch Teilzeitvarianten erfasst sind
• Weniger geeignet für alle, die ausschließlich technisch arbeiten und keinen Kundenkontakt möchten

Präsenz- und Onlineanteile (kombinierte Lernform)

24 Monate in Voll- oder Teilzeit – belegter Durchschnitt der Angebote

Betriebspraktikum: Eine betriebliche Praxisphase gehört zur Umschulung und liegt üblicherweise im zweiten Jahr. Sie ist in diesem Beruf besonders wichtig, weil Beratung, Angebotserstellung und Lizenzfragen erst im echten Kundenkontakt greifbar werden. Umfang und Lage legt der Bildungsträger fest – lassen Sie sich beides vor der Anmeldung schriftlich geben.

Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung wird nach etwa einem Drittel der Umschulung abgelegt und behandelt das Einrichten eines IT-gestützten Arbeitsplatzes. Das Ergebnis fließt mit festem Anteil in die Gesamtnote ein und wird nicht eigenständig wiederholt.

Teil 2 am Ende umfasst schriftliche Prüfungsbereiche zu den IT-fachlichen und kaufmännischen Kerntätigkeiten sowie Wirtschafts- und Sozialkunde und ein betriebliches Projekt mit Dokumentation, Präsentation und Fachgespräch. Die verbindlichen Bezeichnungen und Gewichtungen der Prüfungsbereiche nennt die zuständige Kammer im Zulassungsverfahren.

Prüfende Stelle: Die zuständige Industrie- und Handelskammer. In einem Teil der Angebote wird zusätzlich ein trägerinternes Hauszeugnis ausgestellt; es ergänzt das IHK-Prüfungszeugnis, ersetzt es aber nicht.. Offizieller Abschluss: Kaufmann/Kauffrau für IT-System-Management (IHK) – staatlich anerkannter Berufsabschluss nach dem Berufsbildungsgesetz..

Als Umschulung zu einem anerkannten Berufsabschluss ist der Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters hier der übliche Förderweg. Die Bewilligung erfolgt nach § 81 SGB III im Einzelfall und hängt von Ihrer persönlichen Situation, der Arbeitsmarktlage und der AZAV-Zertifizierung des konkreten Angebots ab; eine Zusage vorab gibt es nicht. Die meisten Anbieter nennen keinen Preis; wo Preise vorliegen, liegen sie überwiegend über 10.000 Euro, daneben gibt es einzelne Bausteine bis 500 Euro sowie preisverhandelte Maßnahmen. Klären Sie die Förderfähigkeit des konkreten Angebots vor der Anmeldung mit Ihrer Vermittlungsfachkraft.

Wird die Umschulung gefördert und führt sie zu einem Abschluss in einem Ausbildungsberuf mit mindestens zwei Jahren Ausbildungsdauer, kommen nach § 87a SGB III zwei Geldleistungen dazu: 150 Euro Weiterbildungsgeld im Monat für Arbeitslose, zusätzlich zu ALG oder Bürgergeld, sowie Prüfungsprämien von 1.000 Euro für die bestandene Zwischen- und 1.500 Euro für die bestandene Abschlussprüfung – zusammen bis zu 2.500 Euro. Beides setzt voraus, dass die Maßnahme bewilligt wurde.

Zu diesem Zielberuf sind 947 Stellenausschreibungen innerhalb der letzten 365 Tage erfasst – deutlich weniger als bei den technischen Fachinformatiker-Fachrichtungen. Der Beruf ist jung, und viele passende Stellen laufen unter anderen Titeln: IT-Vertrieb, IT-Einkauf, Lizenzmanagement oder Kundenbetreuung im Systemhaus. Die Angebotsseite ist mit 52 Angeboten von 48 Anbietern und 191 Terminen schmaler, aber bundesweit tragfähig.

Im IT-Vertrieb und Systemlösungs-Consulting enthalten viele Arbeitsverträge zusätzlich variable Provisionsmodelle oder Bonuszahlungen, die das Jahreseinkommen spürbar steigern.

• Einstieg: ca. 35.000–43.000 €
• Mit Berufserfahrung: ca. 44.000–56.000 €
• Spezialist oder Leitung: ca. 60.000–78.000 €
• Typische Tätigkeitsfelder: Beratung von Kundinnen und Kunden zu IT-Produkten und -Dienstleistungen, Angebotserstellung, Kalkulation und Auftragsabwicklung, Beschaffung, Lieferantenauswahl und Preisverhandlung, Lizenzmanagement und Verwaltung von Nutzungsrechten, Betreuung von Wartungs-, Support- und Service-Level-Verträgen, Mitarbeit in IT-Einführungsprojekten aus kaufmännischer Sicht, Anwenderschulung und Erstunterstützung
• Typische Arbeitgeber: IT-Systemhäuser und IT-Fachhandel, Hersteller von Hard- und Software mit eigenem Vertrieb, IT-Abteilungen größerer Unternehmen mit eigener Beschaffung, Telekommunikations- und Rechenzentrumsdienstleister, Öffentliche Verwaltung mit zentraler IT-Beschaffung, Handels- und Industrieunternehmen mit IT-Einkauf, Beratungsunternehmen mit IT-Schwerpunkt