Umschulung Kaufmann/-frau für Büromanagement (IHK)

Kaufmännische Fachkräfte im Büromanagement halten den organisatorischen Betrieb am Laufen. Sie bearbeiten Aufträge von der Anfrage bis zur Rechnung, führen Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Behörden und bereiten Besprechungen vor. Zweiter Block ist das Rechnungswesen: Belege erfassen und kontieren, Eingangsrechnungen prüfen, Zahlungsläufe vorbereiten, Mahnwesen bearbeiten. Dazu kommen Beschaffung und personalnahe Aufgaben wie Personalakten und Zuarbeit zur Lohnabrechnung. Handwerkszeug sind Textverarbeitung, Tabellen und ERP-Systeme. Entscheidend ist, Prozesse zu verstehen: welcher Beleg zu welchem Vorgang gehört und welche Frist läuft. Büromanagement ist branchenneutral.

„Ich habe zuletzt vor zwanzig Jahren eine Prüfung geschrieben“ – die häufigste Sorge. Das Risiko liegt daneben: Miete, Betreuung, Fahrtwege – und eine falsche Vorstellung vom Abschluss. Kläre schriftlich, welche Abschlussbezeichnung dein Angebot führt: Büromanagement und Gesundheitswesen sind zwei verschiedene Berufsbilder. Die Laufzeiten reichen von wenigen Monaten bis über drei Jahre – ein Kurzangebot führt nicht zum Kammerabschluss.

• Modul 1: Büroprozesse, Arbeitsorganisation und Kommunikation (10 Wochen) – Das Einstiegsmodul legt die Arbeitsgrundlagen: Wie ein Betrieb organisatorisch aufgebaut ist, wie Vorgänge durch ihn laufen und wie Sie Korrespondenz formal korrekt aufsetzen. Behandelt werden Schriftverkehr, Terminplanung, Wiedervorlage und Protokolle. Die konkrete Modulstruktur legt der Bildungsträger fest; diese Übersicht beschreibt die fachlich üblichen Inhalte des Berufsbildes. Inhalte: Aufbau- und Ablauforganisation im Unternehmen, Kaufmännischer Schriftverkehr nach DIN 5008, Termin-, Fristen- und Wiedervorlagemanagement, Besprechungsvorbereitung, Protokollführung und Ablage, Telefon- und E-Mail-Kommunikation im Geschäftsverkehr.
• Modul 2: Auftragsbearbeitung und kaufmännische Steuerung (12 Wochen) – Hier geht es um den kaufmännischen Kernprozess vom ersten Kundenkontakt bis zum Zahlungseingang. Neben den rechtlichen Grundlagen des Kaufvertrags und typischen Leistungsstörungen wird der Umgang mit einem Warenwirtschaftssystem geübt, weil dort im Betriebsalltag jeder Vorgang abgebildet wird. Inhalte: Anfrage, Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung, Kaufvertragsrecht und Leistungsstörungen, Angebotsvergleich und Bezugskalkulation, Reklamations- und Mahnbearbeitung, Arbeiten im Warenwirtschafts- oder ERP-System.
• Modul 3: Rechnungswesen und Buchführung (14 Wochen) – Das Rechnungswesen ist für viele der anspruchsvollste Teil der Umschulung und zugleich der, der auf dem Arbeitsmarkt am stärksten zählt. Behandelt werden Buchungssätze, Kontierung und Umsatzsteuer sowie die Kosten- und Leistungsrechnung – ergänzt um die praktische Arbeit in einer Buchhaltungssoftware. Inhalte: Grundlagen der doppelten Buchführung, Konten und Buchungssätze, Belegerfassung, Kontierung und Umsatzsteuer, Anlagen-, Personal- und Abschlussbuchungen im Überblick, Kosten- und Leistungsrechnung, Buchführung mit gängiger Finanzbuchhaltungssoftware.
• Modul 4: Personalwirtschaft und Arbeitsrecht (8 Wochen) – Personalnahe Aufgaben gehören in kleinen und mittleren Betrieben regelmäßig zum Büromanagement. Das Modul vermittelt die rechtlichen Rahmenbedingungen von Einstellung bis Austritt und die Zuarbeit zur Entgeltabrechnung einschließlich der Melde- und Bescheinigungspflichten. Inhalte: Personalakte, Arbeitsvertrag und Beschäftigungsformen, Grundlagen des Individual- und Kollektivarbeitsrechts, Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung und Meldewesen, Zeugnis-, Bescheinigungs- und Meldepflichten.
• Modul 5: Beschaffung, Materialwirtschaft und Kalkulation (8 Wochen) – Der Beschaffungsteil verbindet Organisation mit Rechnen: Bedarf ermitteln, Angebote sachlich vergleichen, bestellen, Wareneingänge und Rechnungen prüfen. Ergänzt wird das um Kennzahlen der Bestandsführung und die Kalkulationsverfahren, die für Preisentscheidungen gebraucht werden. Inhalte: Bedarfsermittlung und Bestellabwicklung, Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich, Wareneingangs- und Rechnungsprüfung, Lagerkennzahlen und Bestandsführung, Kalkulationsverfahren im Handel und in der Fertigung.
• Modul 6: Bürosoftware, Datenschutz und digitale Prozesse (8 Wochen) – Das Modul macht aus Softwarekenntnissen Arbeitsfähigkeit: Vorlagen und Serienbriefe, Auswertungen in der Tabellenkalkulation, Präsentationen sowie die digitale Belegverarbeitung. Der Datenschutzteil behandelt den praktischen Umgang mit Personen- und Kundendaten im Büroalltag. Inhalte: Textverarbeitung, Serienbriefe und Dokumentvorlagen, Tabellenkalkulation mit Formeln, Auswertungen und Diagrammen, Präsentationen erstellen und halten, Digitale Belegverarbeitung und revisionssichere Ablage, Datenschutz nach DSGVO im Büroalltag.
• Modul 7: Betriebliche Praxisphase (12 Wochen) – Die Praxisphase im Betrieb ist bei kaufmännischen Umschulungen der Regelfall und häufig der Türöffner für die spätere Anstellung. Hier wird das Gelernte an echten Vorgängen erprobt. Umfang und Lage legt der Bildungsträger fest; die erfassten Datensätze enthalten dazu keine einheitliche Angabe. Inhalte: Mitarbeit in Sekretariat, Auftragsbearbeitung oder Buchhaltung, Übernahme eigener Vorgänge unter Anleitung, Einarbeitung in die betriebliche Software, Dokumentation der Praxisphase, Aufbau betrieblicher Kontakte für den späteren Einstieg.
• Modul 8: Wirtschafts- und Sozialkunde, Prüfungsvorbereitung (8 Wochen) – Zum Abschluss werden die Inhalte auf die Kammerprüfung ausgerichtet. Neben Wirtschafts- und Sozialkunde stehen die Bearbeitung von Prüfungsaufgaben und das Training des fallbezogenen Gesprächs im Vordergrund. Den genauen Zuschnitt bestimmt der Bildungsträger nach der Prüfungsordnung der zuständigen Kammer. Inhalte: Rechtsformen, Unternehmensziele und Wirtschaftskreislauf, Berufsbildungsrecht, Arbeitsschutz und Mitbestimmung, Wiederholung der prüfungsrelevanten Fachgebiete, Bearbeitung von Prüfungsaufgaben früherer Termine, Vorbereitung auf den fallbezogenen mündlichen Teil.

Das erfasste Angebot passt zu Menschen, die aus einem körperlich belastenden oder auslaufenden Tätigkeitsfeld in eine Büro- und Verwaltungstätigkeit wechseln wollen und dafür einen anerkannten Abschluss brauchen statt einer Sammlung von Zertifikaten. Weil 49 Anbieter dieses Feld mit 64 Angeboten und 350 Terminen bedienen, ist die Auswahl breit – sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit, sowohl im Präsenzunterricht als auch in kombinierten Formen mit Online-Anteilen. Das macht den Weg auch für Menschen mit Betreuungsaufgaben planbar. Wer dagegen bereits einen kaufmännischen Abschluss hat und aufsteigen will, ist mit einer Aufstiegsfortbildung besser bedient als mit einer zweiten Erstausbildung.

• Umsteigende ohne kaufmännischen Abschluss, die einen anerkannten Berufsabschluss anstreben
• Menschen aus körperlich belastenden Berufen, die gesundheitsbedingt in eine Bürotätigkeit wechseln müssen
• Wiedereinsteigende nach Familienzeit, die eine Teilzeitvariante oder Angebote mit Online-Anteil brauchen
• Weniger geeignet für alle, die bereits kaufmännisch ausgebildet sind – dort führt eine Aufstiegsfortbildung schneller weiter

Präsenz- und Onlineanteile (kombinierte Lernform)

1 Monate in Voll- oder Teilzeit – belegter Durchschnitt der Angebote

Betriebspraktikum: Betriebliche Praxisphasen sind bei einer kaufmännischen Umschulung dieser Art der Regelfall – typischerweise in Sekretariat, Auftragsbearbeitung, Einkauf oder Personalverwaltung. Umfang, Lage und Zahl der Blöcke legt der Bildungsträger fest; die erfassten Datensätze enthalten dazu keine einheitliche Angabe. Lassen Sie sich die Praxisphase vor der Anmeldung schriftlich bestätigen, weil viele Umschülerinnen und Umschüler über genau diesen Betrieb den späteren Einstieg finden.

Schriftlicher Prüfungsteil vor der zuständigen Industrie- und Handelskammer. Geprüft werden die kaufmännischen Kerngebiete des Berufsbildes, darunter Büroprozesse, Geschäftsprozesse einschließlich Rechnungswesen sowie Wirtschafts- und Sozialkunde.

Fallbezogener mündlicher Prüfungsteil vor der Kammer. Üblich ist ein Fachgespräch zu einem betrieblichen Vorgang aus den gewählten Wahlqualifikationen; den verbindlichen Zuschnitt regelt die Prüfungsordnung der zuständigen Kammer.

Prüfende Stelle: Zuständige Industrie- und Handelskammer; in den Datensätzen durchgehend als IHK-Abschlussprüfung geführt. Einzelne Träger stellen zusätzlich ein eigenes Zertifikat oder eine Teilnahmebescheinigung aus.. Offizieller Abschluss: Nach bestandener Prüfung führen Sie die Berufsbezeichnung Kaufmann beziehungsweise Kauffrau für Büromanagement (IHK). Der Abschluss ist bundesweit anerkannt und entspricht dem Abschluss der dualen Ausbildung. In einzelnen Angeboten lautet die Bezeichnung stattdessen Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen..

Eine Förderung über den Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters ist möglich, weil es sich um eine Umschulung mit anerkanntem Abschluss handelt. Die Bewilligung ist eine Einzelfallentscheidung nach § 81 SGB III und hängt von Ihrer persönlichen Situation, der Arbeitsmarktlage sowie der AZAV-Zertifizierung von Träger und Maßnahme ab – eine Zusage vorab gibt es nicht. Die erfassten Kostenrahmen streuen von unter 500 Euro über Angebote ohne hinterlegte Preisangabe bis über 10.000 Euro; den verbindlichen Preis nennt der Träger auf Anfrage. Für Beschäftigte kommen je nach Konstellation weitere Wege in Betracht, etwa eine Förderung über das Qualifizierungschancengesetz.

Wird die Umschulung gefördert und führt sie zu einem Abschluss in einem Ausbildungsberuf mit mindestens zwei Jahren Ausbildungsdauer, kommen nach § 87a SGB III zwei Geldleistungen dazu: 150 Euro Weiterbildungsgeld im Monat für Arbeitslose, zusätzlich zu ALG oder Bürgergeld, sowie Prüfungsprämien von 1.000 Euro für die bestandene Zwischen- und 1.500 Euro für die bestandene Abschlussprüfung – zusammen bis zu 2.500 Euro. Beides setzt voraus, dass die Maßnahme bewilligt wurde.

In den letzten 365 Tagen sind 9.140 offene Stellen zum Zielberuf erfasst – plausibel, weil Büromanagement branchenneutral ist und fast jeder Betrieb Auftragsbearbeitung und Rechnungsprüfung braucht. Die Angebotsseite ist mit 49 Anbietern, 64 Angeboten und 350 Terminen breit. Was die Zahlen nicht sagen: Grundtätigkeiten stehen unter Automatisierungsdruck. Wer sich absetzen will, spezialisiert sich: Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, Einkauf.

Als kaufmännische Fachkraft hängt das Einkommen stark von der Branche ab: Industrie und öffentlicher Dienst vergüten überdurchschnittlich, Handwerk und Kleinbetriebe im unteren Bereich.

• Einstieg: ca. 29.000–35.000 €
• Mit Berufserfahrung: ca. 36.000–46.000 €
• Spezialist oder Leitung: ca. 48.000–60.000 €
• Typische Tätigkeitsfelder: Auftragsbearbeitung von der Anfrage bis zur Rechnung, Vorbereitende Buchhaltung, Belegerfassung und Rechnungsprüfung, Sekretariat, Assistenz und Terminmanagement, Einkauf, Bestellabwicklung und Lieferantenkorrespondenz, Personalsachbearbeitung und Zuarbeit zur Entgeltabrechnung, Kundenbetreuung und schriftliche Geschäftskorrespondenz, Verwaltung und Pflege von Stamm- und Vorgangsdaten im ERP-System
• Typische Arbeitgeber: Industrie- und Handelsunternehmen aller Größen, Handwerksbetriebe mit eigener Verwaltung, Öffentliche Verwaltungen und kommunale Betriebe, Kliniken, Praxen und Einrichtungen des Gesundheitswesens, Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit Sekretariatsbedarf, Verbände, Kammern und gemeinnützige Träger, Dienstleistungsunternehmen mit Backoffice-Strukturen