Use Cases priorisieren mit Microsoft Copilot – Weiterbildung

Diese Weiterbildung vermittelt Business Analysts, wie sich Anwendungsfälle (Use Cases) strukturiert nach Nutzen, Aufwand und fachlicher Relevanz bewerten und priorisieren lassen – und wie Microsoft Copilot als KI-gestütztes Werkzeug dabei hilft, Informationen zu verdichten, Vorschläge zu strukturieren und Arbeitsschritte zu beschleunigen. Im Mittelpunkt steht nicht die reine Bedienung der Software, sondern die fachliche Einordnung von Anwendungsfällen im Kontext der Business Analyse, ergänzt um den gezielten Einsatz von KI zur Aufbereitung nachvollziehbarer Ergebnisse.

Der erste Modulblock ordnet Use Cases fachlich in das Aufgabenspektrum der Business Analyse ein. Bevor mit Priorisierungstechniken gearbeitet wird, klären die Teilnehmenden, welchen Stellenwert Anwendungsfälle im Analyseprozess einnehmen.

• Einordnung von Use Cases in typische Aufgaben der Business Analyse
• Analyse von Business-Kontext, Problemstellung und Zielbild
• Identifikation relevanter Stakeholder eines Anwendungsfalls
• Nutzung von KI- und Office-Werkzeugen zur ersten Strukturierung von Informationen
• Abgrenzung von Use Cases gegenüber verwandten Analyseformaten
• Erste Bewertungskriterien für Nutzen, Aufwand und Relevanz

Der zweite Modulblock behandelt den gezielten Einsatz von Microsoft Copilot innerhalb des Analyseprozesses. Im Fokus steht, wie sich das Werkzeug sinnvoll in bestehende Arbeitsschritte integrieren lässt, ohne die fachliche Kontrolle über die Ergebnisse zu verlieren.

• Sammlung, Bewertung und Überführung relevanter Informationen in Arbeitsstände
• Einsatz von Datenkompetenz zur Einordnung von Beobachtungen und Mustern
• Gezielter Einsatz von Microsoft Copilot zur Aufbereitung von Inhalten
• Prompting-Grundlagen für fachlich präzise Anfragen
• Nachvollziehbarkeit KI-gestützter Vorschläge sicherstellen
• Grenzen und Risiken beim Einsatz generativer KI in der Business Analyse

Der dritte Modulblock widmet sich der Qualitäts- und Relevanzbewertung von Use Cases sowie der Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für unterschiedliche Adressaten.

• Entwicklung von Argumentationslinien für priorisierte Use Cases
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Abstimmungsunterlagen
• Adressatengerechte Kommunikation für Fachbereich, Projektbeteiligte und Führungskräfte
• Klare Dokumentation von Analyseergebnissen
• Anschlussfähige Präsentation vor unterschiedlichen Zielgruppen
• Umgang mit widersprüchlichen Stakeholder-Interessen bei der Priorisierung

Der vierte Modulblock verknüpft die Priorisierung von Use Cases mit dem digitalen Arbeitsalltag eines Business Analysts und rundet die Weiterbildung mit praxisnahen Anwendungsszenarien ab.

• Verknüpfung von Business-Analyse-Methoden mit Stakeholder-Logik und Nutzenbewertung
• Einsatz von Visualisierung und Reporting für nachvollziehbare Entscheidungen
• Durchdachter Einsatz von KI-Grundlagen im konkreten Anwendungsfall
• Aufbau eines eigenen Priorisierungsrasters für Use Cases
• Bearbeitung eines Beispiel-Sets an Anwendungsfällen mit unterschiedlicher Priorität
• Erstellung einer Entscheidungsvorlage für ein fiktives Projektportfolio
• Vergleich manueller und Copilot-gestützter Bearbeitung derselben Aufgabenstellung
• Qualitätsprüfung KI-gestützt erstellter Zusammenfassungen
• Anpassung von Prompts zur Verbesserung der Ergebnisqualität
• Präsentation eines priorisierten Use-Case-Portfolios vor der Gruppe
• Diskussion von Grenzfällen zwischen fachlicher und technischer Priorisierung
• Erarbeitung eines kurzen Stakeholder-Kommunikationsplans zu einer priorisierten Entscheidung
• Rückschau des eigenen Vorgehens im Abgleich mit den Kursmethoden

Die Übungen orientieren sich durchgehend an realitätsnahen Analysesituationen, in denen mehrere Use Cases um begrenzte Ressourcen konkurrieren und eine begründete Priorisierungsentscheidung getroffen werden muss. Am Ende der Weiterbildung steht die Fähigkeit, Use Cases nicht nur intuitiv, sondern nach nachvollziehbaren Kriterien zu priorisieren und dabei Microsoft Copilot als unterstützendes, aber kontrolliertes Werkzeug im Analyseprozess einzusetzen.

Die Weiterbildung richtet sich an Personen, die betriebliche Anforderungen, Prozesse und datenbezogene Zusammenhänge analysieren und im Kontext von Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz fachlich einordnen möchten.

• Business Analysts mit Bedarf an strukturierten Priorisierungsmethoden
• Product Owner, die Anforderungen aus mehreren Quellen bündeln müssen
• Requirements Engineers mit Berührungspunkten zu KI-gestützten Werkzeugen
• IT-Projektmanager, die zwischen Fachbereich und technischer Umsetzung vermitteln
• Personen, die künftig zwischen Fachbereich, Datenkontext und technologischen Lösungen vermitteln möchten

Die Weiterbildung verbindet fachliche Impulse zur Business Analyse mit praktischen Übungen direkt in Microsoft Copilot. Anwendungsfälle werden anhand realitätsnaher Beispiele bearbeitet, wobei manuelle und KI-gestützte Vorgehensweisen bewusst gegenübergestellt werden, um ein Gefühl für die Stärken und Grenzen des Werkzeugs zu entwickeln.

Die Weiterbildung ist kompakt auf das Thema Use-Case-Priorisierung mit Microsoft Copilot zugeschnitten. Der genaue zeitliche Umfang richtet sich nach dem gewählten Kursformat und wird bei der Anmeldung mit dem Anbieter abgestimmt.

Nach erfolgreicher Teilnahme findet eine trägerinterne Abschlussprüfung statt, die mit einem Trägerzertifikat abschließt. Es handelt sich nicht um eine offizielle Microsoft-Zertifizierungsprüfung, sondern um einen internen Nachweis des durchführenden Kursanbieters, der die im Kurs erworbenen Kompetenzen bestätigt.

Business Analysts stehen zunehmend vor der Herausforderung, aus einer Fülle möglicher Anwendungsfälle diejenigen herauszufiltern, die den größten Nutzen bei vertretbarem Aufwand versprechen. Diese Weiterbildung liefert dafür ein nachvollziehbares Vorgehen, statt Priorisierung dem Zufall oder der lautesten Stimme im Raum zu überlassen. Der besondere Mehrwert liegt im gezielten Einsatz von Microsoft Copilot: Statt die Technologie ungeprüft einzusetzen, lernen die Teilnehmenden, wie sich KI-gestützte Vorschläge fachlich einordnen, prüfen und in eigene Entscheidungsvorlagen überführen lassen, ohne die Kontrolle über die inhaltliche Qualität abzugeben. Der direkte Vergleich zwischen manueller und Copilot-gestützter Bearbeitung derselben Aufgabenstellung schärft zudem den Blick dafür, an welcher Stelle im Analyseprozess ein KI-Werkzeug tatsächlich Zeit spart und wo eine eigenständige fachliche Bewertung unverzichtbar bleibt. Diese Unterscheidung ist im Berufsalltag oft wichtiger als die reine Bedienkompetenz der Software. Für die eigene berufliche Entwicklung bedeutet dies eine Erweiterung der klassischen Business-Analyse-Kompetenz um einen zeitgemäßen, praxisrelevanten KI-Baustein, der sich unmittelbar auf reale Priorisierungsentscheidungen im eigenen Arbeitsumfeld übertragen lässt.